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Ter um sistema de GED, Gerenciamento Eletrônico de Documentos, numa empresa não significa somente guardar arquivos eletrônicos, mas sim ter nas mãos a capacidade de gerenciar todo o seu capital intelectual. É essa tecnologia que torna o e-Business uma realidade, pois reúne todas as informações referentes a qualquer tipo de negócio.

A evolução do GED confirma sua importância. O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura por tratar-se de um conjunto de tecnologias(Document Imaging, DOcument Management, Workflow, COLD/ERM, Forms Processing e RIM – Records and information Management) que permitem o gerenciamento de documentos de forma digital. Eles podem ser das mais variadas origens e mídias, como papel, microfilme, som, imagem e até mesmo arquivos já criados na forma digital.

Atualmente a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos originalmente eletrônicos: eles podem estar em Word, Excel, desenhos de engenharia, e-mails, entre outros. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento adequado, implica em alguns transtornos para as empresas. Situações corriqueiras, como muitas cópias em várias versões e até duplicação idêntica de arquivos, provocam a má utilização de espaço em disco e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse ‘mundo de informações digitais', sejam elas ou não originalmente eletrônicas, o conceito de GED ampliou-se quase que automaticamente. Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. Mais do que isso, eles implementam a categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controlam níveis de segurança, sendo, portanto, vitais para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

A evolução do GED

Com o passar do tempo, essas tecnologias foram sendo agregadas ao GED à medida que surgiu nas empresas uma maior necessidade para o gerenciamento de documentos. A microfilmagem, por exemplo, o antecedeu no gerenciamento e é ainda hoje utilizada por diversas empresas.

A primeira tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de documentos de origem papel, gerando-se imagens digitais a partir de escaner. Conhecida como Document Imaging ou Gerenciamento de Imagens de Documentos, ela também possibilita a digitalização em microfilme, justamente para converter os documentos gerenciados pela tecnologia anterior.

É importante diferenciar um documento proveniente da digitalização, daquele que vem da digitação. O primeiro gera uma imagem ao passo que o outro gera um arquivo textual. Aqueles que estão no formato imagem são, em média, dez vezes maiores que os textuais, e não podem ser reconhecida por sistemas típicos de processamento de dados.

Para que o conteúdo de uma imagem seja identificado, ele deve passar por uma fase de reconhecimento de caracteres. Isto pode ser feito de duas formas: ou por um processador de textos ou por um sistema de processamento de dados. Tal ação transforma uma imagem de um texto num arquivo de dados realmente textual, que pode ser editado. Quando o reconhecimento acontece sobre caracteres padronizados, como os documentos impressos, utiliza-se a tecnologia de OCR ( Optical Character Recognition) . Quando é preciso reconhecer textos manuscritos, a tecnologia utilizada é o ICR ( Intelligent Character Recognition) .

O amadurecimento dessas tecnologias de reconhecimento viabilizou as aplicações de processamento de formulários ( Forms Processing ), na qual, em vez da utilização de digitadores para a retirada das informações, eram usados sistemas digitais. O próprio avanço da tecnologia e a disseminação dos microcomputadores, na última década, fizeram com que boa parte da geração dos documentos passasse a ser feita deste modo. No caso de um escritório, isso significa o trabalho em processadores de texto, planilhas eletrônicas e as demais ferramentas dessa natureza.

Com os documentos todos convertidos para imagens, era necessária uma tecnologia que substituísse o processo humano de trâmite de documentos em papel. Surgiu , então, a tecnologia do Workflow para imagens de documentos, o que representou muitos ganhos neste mercado.

A quantidade de documentos digitais gerada crescia vertiginosamente, exigindo ferramentas para controle de localização, atualização, versões e mesmo de temporalidade de guarda dos arquivos. A partir daí, surgiram as ferramentas para o Gerenciamento de Documentos, Document Management ( DM ).

Esta tecnologia esteve, inicialmente, mais envolvida no gerenciamento de informações de engenharia e normas técnicas, sendo, inclusive, uma das exigências da ISO 9000. Ela permite a rastreabilidade das alterações dos documentos.

Atualmente, devido a quantidade de arquivos nos diretórios, a necessidade do compartilhamento de documentos, tanto nas redes internas como na Internet, e o controle das atualizações em ambiente distribuído, justifica a implantação de sistemas de DM para todas as aplicações de gerenciamento. Ele implementa, no mundo digital, muitas das funcionalidades já existentes nas aplicações de Records Management no mundo em papel.

A tecnologia COLD (Computer Output to Laser Disk) , foi inicialmente introduzida no mercado para substituir a tecnologia COM (Computer Output to Microfilm) , contando com uma grande vantagem. O armazenamento e gerenciamento de informações de forma digital seriam mais viáveis financeiramente do que estas operações no sistema de microfilmagem.

Devido à abrangência dessa tecnologia, em vez de COLD ela passou a ser chamada de ERM - Enterprise Report Management .

As tecnologias correlatas do GED

DM - Document Management (Fonte: www.cenadem.com.br )

Gerenciamento de Documentos Digitais – Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados, principalmente aqueles com grande quantidade de revisão. O DM controla o acesso físico a eles, possibilitando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação.

O foco deste processo está no controle das versões dos documentos, no seu histórico e nas datas das alterações feitas pelos respectivos usuários. Há grandes aplicações na área de normas técnicas, manuais e desenhos de engenharia. Nos últimos anos, com a automação dos escritórios, o DM é perfeitamente viável para todos os demais documentos da empresa.

DI - Document Imaging (Fonte: www.cenadem.com.br )

Gerenciamento da Imagem dos Documentos – Grande número de documentos em papel ou microfilme se utiliza da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição.

O DI utiliza programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos específicos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens.

É importante diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na imagem captada através de escaner. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou microfilme para uma mídia digital. Diferentemente da digitação, em que há codificação de cada letra do texto por um teclado, a imagem gerada é um mapa de bits, não existindo uma codificação por caracteres.

RIM - Records and Information Management (Fonte: www.cenadem.com.br )

Gerenciamento de Arquivos – É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados por sua categorização e tabelas de temporalidade.

Forms Processing (OCR/ICR) (Fonte: www.cenadem.com.br )

Processamento de Formulários – Esta tecnologia de processamento eletrônico permite reconhecer as informações e relacioná-las com campos nos bancos de dados. Ela automatiza o processo de digitação. O Forms Processing é utilizado por bancos para agilizar o processamento dos formulários de abertura de contas e concessão de créditos, por exemplo.

Neste sistema, para o reconhecimento automático de caracteres, são utilizados o OCR ( Optical Character Recognition) e o ICR ( Intelligent Character Recognition) .

COLD/ERM (Fonte: www.cenadem.com.br )

Computer Output to Laser Disk (COLD) / Enterprise Report Management (ERM – Gerenciamento Corporativo de Relatórios) – O processamento eletrônico de dados gera relatórios que precisam ser distribuídos para consultas, muitas vezes revisados e, às vezes, conferidos.

A tecnologia do COLD/ERM possibilita que os relatórios sejam gerados e gerenciados na forma digital. Podem ser feitas anotações sobre o relatório sem alterar o documento original.

Workflow (Fonte: www.cenadem.com.br )

Fluxo de Trabalho – É a tecnologia que permite gerenciar de forma pró-ativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança.

O Workflow também atua como um integrador dos mais diversos sistemas e tecnologias: ERP ( Enterprise Resource Planning) , SCM ( Supply Chain Management) , CRM (Customer Relationship Management), e-Business , entre outras.